Hướng dẫn sử dụng phần mềm Odoo toàn tập cho người mới bắt đầu (2025)

Bạn đang tìm kiếm một giải pháp quản trị toàn diện, giúp đồng bộ hóa mọi hoạt động từ bán hàng, kế toán đến nhân sự chỉ trên một nền tảng duy nhất? Phần mềm Odoo chính là câu trả lời. Tuy nhiên, việc bắt đầu với một hệ thống mạnh mẽ như Odoo có thể khiến nhiều người cảm thấy choáng ngợp.

Đừng lo lắng! Bài viết này sẽ là hướng dẫn sử dụng phần mềm Odoo chi tiết nhất, giúp bạn tự tin làm chủ công cụ này từ những bước cơ bản đến các thao tác nâng cao, qua đó tối ưu hóa vận hành và thúc đẩy tăng trưởng cho doanh nghiệp của mình.

Odoo là một bộ ứng dụng quản trị doanh nghiệp mã nguồn mở, bao gồm hàng loạt module chuyên biệt như CRM, Bán hàng, Website, Thương mại điện tử, Kế toán, Sản xuất, Kho vận, Nhân sự, và Dự án. Để bắt đầu, bạn cần cài đặt Odoo (phiên bản Community tự host hoặc Enterprise trên cloud), tạo cơ sở dữ liệu, thiết lập người dùng và phân quyền, sau đó tùy chỉnh và cài đặt các module chức năng phù hợp nhất với mô hình kinh doanh của mình.

Tại sao doanh nghiệp Việt Nam nên lựa chọn phần mềm Odoo?

Trước khi đi sâu vào hướng dẫn chi tiết, hãy cùng tìm hiểu lý do tại sao Odoo lại trở thành lựa chọn hàng đầu của hơn 12 triệu người dùng trên toàn thế giới, từ các startup linh hoạt đến những tập đoàn lớn.

• Tích hợp toàn diện (All-in-One): Điểm mạnh lớn nhất của Odoo là khả năng tích hợp liền mạch. Thay vì phải sử dụng 5-7 phần mềm riêng lẻ cho kế toán, bán hàng, quản lý kho… gây ra tình trạng dữ liệu phân mảnh và thiếu nhất quán, Odoo hợp nhất tất cả vào một hệ thống duy nhất. Dữ liệu từ đơn hàng sẽ tự động cập nhật vào kho và kế toán, giúp quy trình vận hành trơn tru và chính xác.
• Linh hoạt và Tùy biến cao: Với kiến trúc module và mã nguồn mở, Odoo cho phép doanh nghiệp tùy chỉnh sâu rộng để phù hợp với những quy trình đặc thù nhất. Bạn có thể bắt đầu với vài module cơ bản và mở rộng khi quy mô phát triển, đảm bảo phần mềm “lớn lên” cùng doanh nghiệp.
• Chi phí hợp lý: So với các giải pháp ERP hàng đầu như SAP hay Oracle NetSuite, Odoo có chi phí triển khai và vận hành cạnh tranh hơn rất nhiều. Đặc biệt, phiên bản Odoo Community hoàn toàn miễn phí, là lựa chọn tuyệt vời cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ muốn bắt đầu hành trình chuyển đổi số.
• Cộng đồng người dùng lớn mạnh: Một cộng đồng toàn cầu đông đảo đồng nghĩa với kho tài liệu, hướng dẫn và các ứng dụng tùy chỉnh phong phú. Khi gặp khó khăn, bạn có thể dễ dàng tìm thấy sự hỗ trợ từ các chuyên gia và những người dùng khác.

Tại TopOnSeek, qua kinh nghiệm triển khai Odoo cho hàng trăm doanh nghiệp tại Việt Nam, chúng tôi nhận thấy rằng các doanh nghiệp ứng dụng thành công Odoo đều có sự tăng trưởng vượt bậc về hiệu quả vận hành và khả năng ra quyết định dựa trên dữ liệu chính xác theo thời gian thực.

Hướng dẫn sử dụng phần mềm Odoo chi tiết từ A-Z

Để giúp bạn có cái nhìn trực quan nhất, chúng tôi sẽ chia quy trình thành các bước chính, tương ứng với các phân hệ quan trọng nhất trong Odoo.

1. Cài đặt và Cấu hình ban đầu

Đây là bước nền tảng quyết định sự ổn định và an toàn của toàn bộ hệ thống. Hãy thực hiện cẩn thận từng mục.

Tải và cài đặt Odoo

Bạn có hai lựa chọn chính:

• Odoo Community: Phiên bản miễn phí. Bạn cần tải bộ cài đặt từ trang chủ Odoo và cài đặt trên máy chủ riêng (on-premise) hoặc VPS. Lựa chọn này đòi hỏi kiến thức kỹ thuật về quản trị server.
• Odoo Enterprise (Cloud): Phiên bản trả phí, được cung cấp dưới dạng dịch vụ (SaaS) trên nền tảng đám mây của Odoo. Bạn chỉ cần đăng ký tài khoản là có thể sử dụng ngay mà không cần lo về hạ tầng. Đây là lựa chọn được khuyến khích cho các doanh nghiệp không có đội ngũ IT chuyên trách.

Tạo cơ sở dữ liệu (Database)

Sau khi cài đặt, bạn cần tạo một cơ sở dữ liệu mới. Đây sẽ là nơi lưu trữ toàn bộ thông tin của doanh nghiệp bạn.

• Điền tên cơ sở dữ liệu (ví dụ: cong_ty_abc).
• Thiết lập email và mật khẩu cho quản trị viên cấp cao nhất.
• Chọn ngôn ngữ (tiếng Việt) và quốc gia (Việt Nam) để hệ thống tự động thiết lập các cấu hình mặc định như đơn vị tiền tệ (VND), chuẩn kế toán phù hợp.

Thiết lập người dùng và phân quyền

Đây là bước cực kỳ quan trọng để đảm bảo an ninh thông tin. Odoo cho phép bạn tạo người dùng và gán họ vào các nhóm quyền khác nhau.

• Đường dẫn: Thiết lập > Người dùng & Công ty > Người dùng.
• Thao tác: Nhấn “Tạo” và điền thông tin nhân viên.
• Phân quyền: Tại mục “Quyền truy cập”, bạn có thể chọn vai trò cho người dùng. Ví dụ:
  • Nhân viên kinh doanh: Chỉ có quyền truy cập module Bán hàng và CRM.
  • Kế toán viên: Có quyền truy cập module Kế toán và Hoá đơn.
  • Quản trị viên: Có toàn quyền trên hệ thống.

Việc phân quyền chi tiết giúp mỗi nhân viên chỉ thấy những chức năng liên quan đến công việc của họ, tránh sai sót và rò rỉ dữ liệu nhạy cảm.

Tùy chỉnh giao diện và thông tin công ty

• Đường dẫn: Thiết lập > Người dùng & Công ty > Công ty.
• Thao tác: Cập nhật thông tin doanh nghiệp của bạn: Tên, địa chỉ, mã số thuế, logo. Logo này sẽ tự động xuất hiện trên các tài liệu như báo giá, hóa đơn, tạo sự chuyên nghiệp và nhất quán thương hiệu.

Thiết lập sao lưu dữ liệu

Dữ liệu là tài sản quý giá nhất. Đừng bao giờ bỏ qua bước này.

• Với Odoo Cloud, hệ thống sẽ tự động sao lưu hàng ngày.
• Với Odoo tự host, bạn cần thiết lập cơ chế sao lưu tự động (automated backup) định kỳ. Odoo.com có các hướng dẫn chi tiết về việc này. Hãy đảm bảo bạn lưu các bản backup ở một nơi an toàn khác.

2. Quản lý Sản phẩm và Bán hàng (Sales & CRM)

Đây là phân hệ cốt lõi giúp doanh nghiệp tạo ra doanh thu.

Thêm sản phẩm vào hệ thống

• Đường dẫn: Bán hàng > Sản phẩm > Sản phẩm.
• Thao tác: Nhấn “Tạo” để thêm sản phẩm mới.

Các trường thông tin quan trọng cần điền:

• Tên sản phẩm: Rõ ràng, dễ nhận biết.
• Có thể bán được / Có thể mua được: Tick vào các ô tương ứng.
• Loại sản phẩm:
  • Sản phẩm lưu kho (Storable Product): Các mặt hàng cần quản lý tồn kho (ví dụ: laptop, bàn ghế).
  • Sản phẩm tiêu dùng (Consumable): Các mặt hàng không cần theo dõi tồn kho chi tiết (ví dụ: giấy in, văn phòng phẩm).
  • Dịch vụ (Service): Các sản phẩm vô hình (ví dụ: dịch vụ tư vấn, gói bảo hành).
• Giá bán: Giá niêm yết của sản phẩm.
• Thuế nhà cung cấp / Thuế khách hàng: Chọn mức thuế VAT áp dụng.
• Hình ảnh: Tải lên hình ảnh chất lượng cao cho sản phẩm.

Thiết lập các biến thể sản phẩm

Nếu bạn bán các sản phẩm có nhiều lựa chọn (ví dụ: áo thun có size S/M/L và màu Đen/Trắng), hãy dùng tính năng biến thể.

• Đường dẫn: Trong trang sản phẩm, chọn tab Thuộc tính & Biến thể.
• Thao tác: Thêm các thuộc tính (ví dụ: Kích thước, Màu sắc) và các giá trị cho mỗi thuộc tính (ví dụ: S, M, L; Đen, Trắng, Xanh). Hệ thống sẽ tự động tạo ra tất cả các tổ hợp sản phẩm có thể có.

Quản lý Khách hàng và Nhà cung cấp

• Đường dẫn: Bán hàng > Đơn hàng > Khách hàng hoặc Mua hàng > Đơn hàng > Nhà cung cấp.
• Thao tác: Tạo mới liên hệ, lưu trữ đầy đủ thông tin: tên, địa chỉ, số điện thoại, email, mã số thuế… Việc quản lý tập trung giúp bạn dễ dàng tra cứu và thực hiện các giao dịch sau này.

Tạo Báo giá và Đơn hàng

Đây là quy trình kinh doanh hàng ngày của bạn trên Odoo.

1. Tạo Báo giá (Quotation):
   • Đường dẫn: Bán hàng > Đơn hàng > Báo giá > Nhấn “Tạo”.
   • Chọn Khách hàng.
   • Thêm các Sản phẩm khách muốn mua, điều chỉnh số lượng và đơn giá nếu cần.
   • Nhấn “Gửi qua Email” để gửi báo giá chuyên nghiệp trực tiếp cho khách hàng.
2. Xác nhận thành Đơn hàng (Sales Order):
   • Khi khách hàng đồng ý, mở lại báo giá đó và nhấn “Xác nhận”. Báo giá sẽ chuyển thành một đơn hàng chính thức.
   • Lúc này, hệ thống sẽ tự động tạo một lệnh giao hàng trong module Kho vận.
3. Tạo Hóa đơn (Invoice):
   • Từ đơn hàng, nhấn “Tạo hóa đơn”. Bạn có thể chọn tạo hóa đơn thường hoặc hóa đơn đặt cọc.
   • Hóa đơn sau khi được tạo sẽ chuyển sang module Kế toán để theo dõi công nợ.

Với module CRM, bạn có thể quản lý các cơ hội kinh doanh theo dạng cột (pipeline), theo dõi các tương tác với khách hàng tiềm năng và lên lịch hoạt động, đảm bảo không bỏ lỡ bất kỳ cơ hội nào.

3. Quản lý Tài chính và Kế toán

Một hệ thống kế toán chính xác là “sức khỏe” của doanh nghiệp. Odoo Accounting được thiết kế tuân thủ các chuẩn mực kế toán quốc tế và có thể tùy chỉnh theo Chuẩn mực Kế toán Việt Nam (VAS).

Thiết lập Biểu đồ tài khoản

• Đường dẫn: Kế toán > Cấu hình > Kế toán > Biểu đồ tài khoản.
• Odoo đã có sẵn một biểu đồ tài khoản mẫu. Bạn nên làm việc với kế toán trưởng để rà soát, điều chỉnh hoặc thêm mới các tài khoản cho phù hợp với đặc thù ngành nghề của mình.

Quản lý Hóa đơn và Thanh toán

• Hóa đơn khách hàng: Như đã đề cập, hóa đơn được tạo từ đơn hàng sẽ tự động xuất hiện ở đây. Kế toán chỉ cần vào Kế toán > Khách hàng > Hóa đơn để kiểm tra, xác nhận và ghi nhận thanh toán khi khách hàng trả tiền.
• Hóa đơn nhà cung cấp: Khi bạn mua hàng, vào Kế toán > Nhà cung cấp > Hóa đơn để nhập thông tin hóa đơn nhận được, giúp quản lý công nợ phải trả.
• Quản lý giao dịch ngân hàng: Kết nối tài khoản ngân hàng của bạn với Odoo để tự động đồng bộ sao kê, giúp việc đối soát công nợ trở nên nhanh chóng và giảm thiểu sai sót.

Lập Báo cáo Tài chính

Odoo tự động tổng hợp dữ liệu và cho phép bạn xuất các báo cáo tài chính quan trọng chỉ bằng một cú nhấp chuột.

• Đường dẫn: Kế toán > Báo cáo.
• Các báo cáo thiết yếu:
  • Bảng cân đối kế toán: Cho thấy tổng quan tài sản và nguồn vốn của công ty tại một thời điểm.
  • Báo cáo kết quả kinh doanh (Lãi và Lỗ): Cho thấy doanh thu, chi phí và lợi nhuận trong một kỳ.
  • Báo cáo lưu chuyển tiền tệ.
  • Sổ cái, Báo cáo thuế, Báo cáo công nợ…

4. Quản lý Nhân sự (HRM)

Quản lý con người hiệu quả giúp xây dựng văn hóa doanh nghiệp và giữ chân nhân tài.

• Đường dẫn: Module Nhân viên.
• Thiết lập thông tin nhân viên: Tạo hồ sơ chi tiết cho mỗi nhân viên (thông tin cá nhân, hợp đồng lao động, vị trí, phòng ban, thông tin lương…).
• Theo dõi chấm công: Sử dụng module Chấm công để nhân viên có thể check-in/check-out. Dữ liệu này sẽ liên kết với việc tính bảng lương.
• Quản lý nghỉ phép: Nhân viên tạo yêu cầu nghỉ phép trực tiếp trên hệ thống, quản lý duyệt online. Mọi thứ đều minh bạch và rõ ràng.

5. Quản lý Dự án

Phân hệ này giúp bạn tổ chức công việc, phân công nhiệm vụ và theo dõi tiến độ một cách khoa học.

• Đường dẫn: Module Dự án.
• Tạo dự án: Tạo một dự án mới, ví dụ: “Triển khai Website cho khách hàng X”.
• Phân rã công việc (Tasks): Trong dự án, tạo ra các nhiệm vụ nhỏ hơn (ví dụ: Thiết kế giao diện, Lập trình backend, Viết nội dung).
• Phân công nhiệm vụ: Gán từng nhiệm vụ cho nhân viên phụ trách và đặt ra hạn chót (deadline).
• Theo dõi tiến độ: Sử dụng giao diện Kanban (kéo-thả các nhiệm vụ qua các cột trạng thái như: Mới, Đang làm, Hoàn thành) để có cái nhìn tổng quan về tiến độ của toàn bộ dự án.

Những lưu ý quan trọng khi sử dụng Odoo

• Hệ thống Module phong phú: Sức mạnh của Odoo nằm ở các module. Hãy dành thời gian khám phá kho ứng dụng (Apps) của Odoo và chỉ cài đặt những gì bạn thực sự cần để hệ thống luôn gọn nhẹ và hoạt động hiệu quả.
• Tìm hiểu tài liệu và đào tạo: Odoo cung cấp một hệ thống tài liệu hướng dẫn (Odoo Documentation) và các khóa học video (Odoo eLearning) rất chi tiết. Đây là nguồn kiến thức vô giá để bạn tự học và nâng cao kỹ năng.
• Bắt đầu từ nhỏ: Đừng cố gắng triển khai tất cả các module cùng một lúc. Hãy bắt đầu với các quy trình cốt lõi như Bán hàng và Kế toán, sau đó mở rộng dần sang các phân hệ khác khi đội ngũ đã quen với hệ thống.

Câu hỏi thường gặp (FAQ)

1. Phần mềm Odoo có miễn phí không? Có. Odoo có phiên bản Community hoàn toàn miễn phí nhưng yêu cầu bạn phải tự cài đặt và quản trị. Phiên bản Enterprise có nhiều tính năng nâng cao hơn và được cung cấp dưới dạng dịch vụ đám mây trả phí.

2. Tự triển khai Odoo có khó không? Đối với các doanh nghiệp nhỏ với quy trình đơn giản, việc tự triển khai Odoo Community cho các module cơ bản là khả thi nếu bạn có kiến thức về IT. Tuy nhiên, với các doanh nghiệp lớn hơn hoặc có quy trình phức tạp, việc thuê một đối tác triển khai chuyên nghiệp như TopOnSeek sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian, tránh các rủi ro và đảm bảo hệ thống được tối ưu tốt nhất.

3. Odoo có phù hợp với doanh nghiệp của tôi không? Odoo phù hợp với hầu hết mọi loại hình và quy mô doanh nghiệp, từ thương mại, dịch vụ, sản xuất đến bán lẻ. Nhờ tính linh hoạt, nó có thể được tùy chỉnh để đáp ứng nhu cầu riêng của bạn.

4. Chi phí triển khai Odoo trọn gói là bao nhiêu? Chi phí phụ thuộc vào nhiều yếu tố: phiên bản bạn chọn (Community/Enterprise), số lượng người dùng, số lượng module cần triển khai, và mức độ phức tạp của các yêu cầu tùy chỉnh. Để có báo giá chính xác, bạn nên liên hệ trực tiếp với các đối tác tư vấn.

Kết luận

Việc làm chủ phần mềm Odoo là một hành trình đầu tư vào tương lai của doanh nghiệp. Bằng cách tuân theo hướng dẫn sử dụng Odoo chi tiết trong bài viết này, bạn đã có một lộ trình rõ ràng để từng bước khai thác sức mạnh của nền tảng ERP hàng đầu thế giới. Hãy bắt đầu từ những bước cơ bản, kiên nhẫn học hỏi và từng bước đưa doanh nghiệp của bạn vận hành trên một hệ thống đồng bộ, thông minh và hiệu quả.

Bạn đã sẵn sàng cho cuộc cách mạng vận hành doanh nghiệp của mình chưa?

Đừng ngần ngại, hãy để lại thông tin bên dưới hoặc liên hệ ngay với AT Việt Nam để nhận tư vấn triển khai Odoo miễn phí từ các chuyên gia hàng đầu!